Hãy tưởng tượng bạn đã được giao một gói việc kiểm toán khá lớn và yêu cầu phải đối chiếu. Bạn nói chuyện với người quản lí của mình về phạm vi kiểm toán và bạn đã nói với người quản lí doanh nghiệp để có tổng quan về cách thức họ kiểm soát quá trình đối chiếu.

Bạn làm thể nào để đội ngũ nhân viên kiểm toán thực hiện các chức năng của họ thông suốt ?

Hãy tưởng tượng bạn đã được giao một gói việc kiểm toán khá lớn và yêu cầu phải đối chiếu. Bạn nói chuyện với người quản lí của mình về phạm vi kiểm toán và bạn đã nói với người quản lí doanh nghiệp để có tổng quan về cách thức họ kiểm soát quá trình đối chiếu.

Bạn đã thực hiện mọi nghiên cứu cơ bản của mình bao gồm việc đọc báo cáo kiểm toán mới nhất, xem xét sổ đăng kí rủi ro và mọi sự cố liên quan, bạn cũng đã phân tích dữ liệu cơ sở để biết về khối lượng và số lượng cần đối chiếu. Bạn thậm chí đã chắc chắn bạn đã biết rõ được 5 người sẽ tham gia vào quá trình kiểm toán, dựa vào từng vị trí và phù hợp với kĩ năng bạn cần.

Vì thế bạn đã sẵn sàng kiểm toán? Thực tế, bạn đã không thực sự xem xét yếu tố quan trọng hàng đầu và quản lí một cuộc kiểm toán với cácc chuẩn mực cao, và bạn không thể làm một mình.

Trong bài báo này từ một loạt bài ' trở lại vấn đề cơ bản' chúng tôi sẽ bao quát lĩnh vực thường bị bỏ qua trong việc quản lí đội ngũ thực hiện. Chúng tôi sẽ xem xét những gì cần mà các nhà lãnh đạo kiểm toán, quản lí thành công và cách thức đạt được thành công bằng cách tạo ra một nhóm làm việc có động cơ thúc đẩy.

Kiểm toán thành công không chỉ là thực hiện; mà là dẫn đầu. Điều đó có nghĩa là cần 3 yếu tố cốt lõi:

• Nhiệm vụ kiểm toán
• Các mối quan hệ kinh doanh
• Đội ngũ thực hiện

Thông thường kiểm toán viên sẽ chỉ tập trung vào nhiệm vụ, hoặc nhiệm vụ và mối quan hệ với doanh nghiệp, nhưng sẽ giả sử rằng yếu tố thứ ba: việc quản lí đội ngũ thực hiện xảy ra. Trong bài báo này, chúng tôi sẽ bao quát ngắn gọn về lãnh đạo kiểm toán và việc quản lí đội ngũ kiểm toán viên.

Lãnh đạo và quản lí là chủ đề rất lớn với nhiều lí thuyết khác nhau và các sách có thể tìm đọc để tham khảo rộng rãi. Chúng tôi sẽ bao quát các vấn đề cơ bản ở đây, nhưng chúng tôi khuyến khích bạn khám phá giá trị đào tạo có từ công ty bạn, tìm ra phong cách lãnh đạo và cách thức áp dụng các phong cách khác trong các trường hợp khác nhau.

Đội ngũ thực hiện

Đội ngũ thực hiện là đội ngũ kiểm toán được thiết lập trong khoảng thời gian ngắn nhằm đạt được các mục tiêu rõ rang, thường gọi là nhân sự cho một dự án . Mỗi dự án đòi hỏi kế hoạch chi tiết, mục đích rõ ràng và trách nhiệm của nhân viên thực hiện,bên cạnh đó là khả năng giao tiếp, kỉ luật, giải trình tốt,và được giám sát kịp thời. Là người lãnh đạo phân công nhiệm vụ, bạn có trách nhiệm đảm bảo những điều trên theo đúng qui định

Khả năng lãnh đạo

Điều gì tạo nên một lãnh đạo phân đội ngũ kiểm toán tốt? Bạn phải có được lòng tin cậy, điều đó có nghĩa là bạn là một kiểm toán viên tốt và bạn biết vấn đề đang được kiểm toán.

Nhưng điều này không giải thích tại sao nhóm được phân công nên theo bạn? Để đạt được điều này, không hề dễ chút nào, nhưng bạn phải phấn đầu để nhanh chóng truyền cảm hứng, sự tự tin và niềm tin vào họ. Bạn cần thúc đẩy nhóm của mình, giao tiếp tôt, hành động theo cách phù hợp nhưng cũng lắng nghe và linh hoạt khi cần thiết.

Khi bạn tạo ra một đội ngũ hiệu quả, làm việc nhanh chóng và một tinh thần đồng đội tốt sẽ dẫn dắt đội ngũ kiểm toán làm việc thành công và các cá nhân trong nhóm sẽ thấy việc đóng góp của mình là một cách đáng giá và thực sự coi bạn là một nhà quản lí tốt.

Chỉ cần một phút, hãy xoay chuyển tình thế trên và bàn về một số kinh nghiệm tiêu cực có thể xảy ra. Bạn đã bao giờ nghe về ai đó đã thực hiện kiểm toán, nhưng không thực sự cảm thấy như thế? Về ai đó mà chỉ thực thi nhiệm vụ và không thực sự biết kết quả kiểm toán hoặc doanh nghiệp cảm nhận gì về nó? Về ai đó cảm thấy buồn chán hoặc không vui vẻ khi kiểm toán? Có lẽ bạn ngay cả bản thân bạn đã từng trải qua điều này rồi? Nếu bạn đã từng là lãnh đạo nhóm kiểm toán, bạn sẽ quản lí những vấn đề này khác biệt này như thế nào?

Thiết lập đội ngũ

Đầu tiên, bạn phải thiết lập đội ngũ và mọi người bắt đầu làm việc với nhau như một nhóm. Chúng ta có thể nghe sự ồn ào của rào cản đang xảy ra ? “Họ ở các địa điểm khác nhau; họ từ các nhóm kiểm toán khác nhau, tôi cũng từ một nhóm kiểm toán khác hoặc chúng tôi không có thời gian !”

Một điều quan trọng bạn phải làm khi lãnh đạo là loại bỏ những trở ngại đối với sự thành công của nhóm. Hãy linh hoạt, lí tưởng nhất là bạn sẽ có một nhóm làm việc với nhau trong cùng một phòng, bạn có thể luôn luôn sử dụng các hội thảo qua điện thoại hoặc họp qua màn hình. Khi thiếu thời gian, một giờ dành trước với nhóm sẽ tiết kiệm cho bạn một ngày làm việc mà bạn sẽ cần sau đó nếu bạn không thực hiện điều đó. Bạn có thể sử dụng thời gian này để xây dựng nhóm, tạo dựng các mục tiêu chung cho cuộc kiểm toán, làm rõ trách nhiệm, đưa cả nhóm vào thảo luận các ý tưởng và đồng ý cách thức thực hiện cũng như cách thức tiến hành kiểm soát chất lượng. Hãy để họ biết một chút về chính bạn và cách bạn thích làm việc như thế nào. Hãy hỏi họ cách họ muốn làm việc như thế nào.

Tất cả đều quan trọng, nhưng việc tạo dựng mục tiêu chung và cảm nhận sự thúc đẩy sẽ giúp có được một nhóm đồng thuận nhanh chóng. Đừng chỉ nghĩ về mục tiêu nhiệm vụ, khi hoàn thành cuộc kiểm toán bạn muốn doanh nghiệp của mình được nói gì? và nhóm của bạn muốn các nhà quản lí nói gì?

Rõ ràng rằng là lãnh đạo đội ngũ kiểm toán bạn sẽ hỗ trợ họ , rằng bạn sẽ sẵn sàng trả lời các truy vấn, rằng họ có thể tăng bất cứ mối quan tâm nào với bạn, rằng bạn sẽ loại bỏ những trở ngại đối với thành công và rằng bạn sẽ cố gắng hết sức mình để giải quyết các vấn đề phát sinh. Hãy làm rõ ằng trách nhiệm đi cùng với bạn nếu kiểm toán không thành công, nhưng thành công đó cần cả đội làm việc tốt với nhau. Khuyến khích sự cởi mở và cố gắng khuyến khích các thành viên nhóm nghiên cứu đóng góp ý tưởng của mình. Hãy nhớ rằng các thành viên trong nhóm cần biết bạn mong đợi điều gì ở họ, nhưng đừng quên để họ biết họ có thể mong đợi điều gì từ bạn!

Đáp ứng yêu cầu của các cá nhân

Trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu, bạn cũng cần đưa ra một số ý tưởng đối với nhu cầu của từng cá nhân trong nhóm. Trong khi đây không phải là một nhóm thường xuyên và bạn không thể bắt đầu khám phá mục tiêu thúc đẩy nghề nghiệp lâu dài, nhưng bạn có thể tìm hiểu cái họ muốn đạt được khi hành nghề kiểm toán để giúp họ tiến bộ. Điều này có nghĩa là việc cải thiện một lĩnh vực mà về kế hoạch phát triển cá nhân, hoặc có thể là học thức gì đó mới mẻ; hoặc noi theo ai đó về khía cạnh kiểm toán họ còn thiếu kinh nghiệm.Thống nhất một số mục tiêu cá nhân với họ và thảo luận về phản hồi khi kết thúc công việc sẽ hoạt động như thế nào. Cố gắng tìm ra một chút thông tin về các thành viên trong nhóm. Và đừng quên hỏi họ điều họ mong đợi từ bạn.

Một vấn đề tất cả chúng ta đều muốn trong công việc là được cảm thấy có giá trị. Điều này rất khó vì nó thay đổi theo từng người nhưng đừng quên bạn có thể luôn hỏi họ điều khiến họ cảm thấy có giá trị! Hầu hết mọi người đều muốn cảm thấy họ đã đóng góp vào kết quả của sự thành công. Bạn có thể để họ biết trước tại sao họ được chọn cho cuộc kiểm toán và điều bạn đang hi vọng họ có thể mang lại cho nhóm.

Đừng chỉ tập trung vào kiến thức chuyên môn, hãy nhớ kinh nghiệm kiểm toán của họ có thể hữu ích đối với việc đào tạo các thành viên cơ sở; một số người tốt hơn ở vấn đề quản lí mối quan hệ; và một số người lại là những nhà tổ chức chương trình tốt. Bạn nên nghĩ về việc có thể xây dựng nhóm của mình và bạn có thể xây dựng dựa trên điểm mạnh của mỗi cá nhân. Bạn cũng có thể đảm bảo bạn có liên quan đến họ, có được ý tưởng của họ và xin lời khuyên của họ. Thường thì đó là những điều nhỏ mà lại tạo nên sự khác biệt: hãy nói cảm ơn và đưa ra lời khen ngợi cho công việc được thực hiện tốt. Điều này không nên được đánh giá thấp, đặc biệt giả sử rằng công việc của họ phải được đánh giá chất lượng, mà có thể là khá tiêu cực. Hãy cố gắng gộp các phản hồi thành một chuỗi dễ quản lí hơn là tách chúng với hàng tá những vấn đề họ đã thực hiện sai và hãy nhớ bao gồm cả những vấn đề họ làm tốt nữa. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra các phản hồi cân bằng.

Duy trì tình thần đồng đội

Bạn duy trì giao tiếp hiệu quả và việc tham gia vào nhóm trong khi thực hiện kiểm toán như thế nào? Đầu tiên, bạn hỏi nhóm cách thức họ muốn làm việc. Cập nhật tiến bộ thường xuyên làm việc tố,và trở lại với cách thức từng người đang thực hiện đối với mục tiêu chung. Điều này tạo cơ hội làm nổi bật bất cứ rào cản nào đối với thành công và thống nhất cách thức khắc phục các vấn đề và do ai thực hiện. Điều đó cũng cho phép bạn thực hiện điều chỉnh nhẹ đối với phạm vi hoặc các nguồn lực.

Việc cập nhật thông tin thường xuyên có thể không cần phải đối mặt trực tiếp và có thể khá ngắn gọn, nếu quản lí tốt. Bạn cũng có thể cập nhật nhóm qua e mail hoặc điện thoaị giữa các cuộc họp nếu có sự thay đổi, các thành viên cần nhận biết hoặc nếu có một số thông tin tích cực, như phản hồi tốt từ doanh nghiệp về cách thức kiểm toán đang tiến triển. Đừng đánh giá thấp những vấn đề đơn giản như đưa cả nhóm đi ăn trưa hoặc mua cho họ một chút cafe hoặc bánh.

Khi kết thúc lĩnh vực kiểm toán, bạn cần có tất cả những phát hiện kiểm toán trên bàn và gộp chúng thành các vấn đề có ý nghĩa. Thực hành tốt là nhằm mang mọi người với nhau để nhóm các vấn đề chính và thảo luận và thống nhất ý kiến kiểm toán và làm điều này theo một đội. Một lí do là cho phép các phát hiện được thảo luận, để cố gắng xác định nguyên nhân gốc rễ và thống nhất vấn đề chính mà bạn muốn tác động đến doanh nghiệp nhằm thay đổi tình hình ở đó.

Bạn cũng cần phải đạt được sự nhất trí, điều này có nghĩa là cách thức quản lí rủi ro tốt. Đánh giá của một nhóm thường tốt hơn một cá nhân.

Đối với các cuộc kiểm toán lớn, sẽ không khả thi hoặc hữu ích cho mọi thành viên trong nhóm khi tham dự cuộc họp kết thúc kiểm toán. Bạn sẽ cảm nhận được vấn đề khi một nhà quản lí doanh nghiệp thấy có mặt cùng lúc 6 kiểm toán viên đến tham dự cuộc họp cuối cùng thảo luận về kết quả của một cuộc kiểm toán? Tuy nhiên, hay để nhóm biết ai sẽ tham dự và lí do tại sao và sau đó nhanh chóng cung cấp cho các thành viên trong nhóm thông tin phản hồi sau cuộc họp. Lãnh đạo nhóm phải yêu cầu tính sẵn sàng bởi kiểm toán viên liên quan đến việc hoàn thiện báo cáo kiểm toán nhằm đảm bảo chúng thực sự chính xác và không có sự nhầm lẫn nào cả. Nếu có thể, hãy để mọi kiểm toán viên đọc báo cáo trước khi nó được ban hành.

Là nhà lãnh đạo, bạn cần quản lí cuộc kiểm toán: để đảm bảo đạt được mục tiêu; và để đảm bảo cung cấp sự đảm bảo mạnh mẽ và hợp lí tại thời điểm cam kết với doanh nghiệp. Bạn cần đảm bảo bạn có kế hoạch công việc rõ ràng, rằng bạn giám sát kế hoạch và sửa đổi theo yêu cầu và bạn giám sát chất lượng công việc khi thực hiện. Nếu nhóm của bạn sử dụng phần mềm kiểm toán như kiểm toán tự động, thì bạn cần đảm bảo rằng nó được cập nhật với thời gian kế hoạch đã được sửa đổi và với thời gian mà các giai đoạn kiểm toán hoàn thành.

Đóng một cuộc kiểm toán

Đó là phần kết của kiểm toán? Không, bạn vẫn cần đóng lại nhiệm vụ của nhóm thực hiện. Điều này có nghĩa đảm bảo có sự phản hồi, của từng cá nhân dưới hình thức thẩm định bằng văn bản đóng góp cho đánh giá phát triển và đánh giá năng lực của mỗi người và thống nhất trách nhiệm theo dõi hoạt động quản lí đã được thống nhất. Bạn cũng cần có phản hồi doanh nghiệp và phản hồi từ quản lí của bạn … và đừng quên phản hồi về hiệu suất của riêng mình từ nhóm.

Phản hồi từ doanh nghiệp bao gồm cả chính thức và không chính thức. Hầu hết các bộ phận kiểm toán lớn sẽ có hình thức phản hồi tiêu chuẩn đối với doanh nghiệp khi hoàn thành cuộc kiểm toán.Các yếu tố này được hoàn thành khá thực tế, nhưng không phải lúc nào đưa ra phản hồi cũng có thể được sử dụng để cải thiện năng lực cá nhân và nhóm. Chúng có thể bị bóp méo- chúng tôi chắc chắn bạn đã có kinh nghiệm ở một số giai đoạn trong nghề nghiệp của bạn nhận được một số phản hồi xấu đi kèm với một cuộc kiểm toán. Nếu bạn có mối quan hệ với doanh nghiệp tốt, thì những phản hồi không chính thức có sẽ có thể hữu dụng hơn. Đừng quên truyền đạt thông tin phản hồi nhận được cho nhóm của bạn.

Một công cụ hữu dụng để chứng minh việc đóng lại một cuộc kiểm toán là có cuộc họp đánh giá kiểm toán liên quan đến cả nhóm. Đừng quên có phản hồi doanh nghiệp đã nhận được cập nhật với cuộc họp này. Bạn có thể tận dụng cuộc họp để đánh giá mục tiêu chung, để thảo luận cái đã làm tốt, cái chưa làm tốt và quan trọng nhất là tổng kết việc này và cố gắng hoàn thiện các điểm tích cực. Để đạt được kết quả tốt tại điểm này, bạn sẽ phải chứng minh bằng cách hành động của mình thông qua việc kiểm toán.

Cuối cùng, nếu bạn đã theo mọi lời khuyên trên, bạn sẽ có thêm cơ hội thành công lớn. Hãy nhớ ở điểm này, nhóm thành công, không chỉ là cá nhân...và đừng quên tổ chức tiệc mừng cho thành công của cả nhóm!

Bev Cole FCCA – independent internal audit consultant

Download tài liệu TẠI ĐÂY.

Xem chi tiết về khóa học TẠI ĐÂY.